Steeds meer werk kan online gebeuren. Als je dat dan kunt combineren met een mooie locatie is dat een leuke manier om extra plezier te hebben in je werk. Er is zelfs al een nieuwe term voor beschikbaar: een workation of een werkvakantie. Je kunt zelfs vakantiehuizen voor zakelijk gebruik huren. Maar hoe zit het met de extra kosten van een workation? Kun je deze voor de belastingdienst gewoon opvoeren als kosten van je bedrijf? Waarschijnlijk vermoed je al dat het niet zo heel simpel is. Hieronder kun je lezen aan welke voorwaarden de kosten moeten voldoen om fiscaal aftrekbaar te zijn.
Wanneer is een vakantie zakelijk en dus een workation?
Er is geen vast schema waaruit je kunt afleiden of kosten van een workation aftrekbaar zijn. In principe zal iedere reis individueel door de belastingdienst worden beoordeeld. Daarbij is er sowieso al een eis waaraan de workation moet voldoen: het zakelijke aspect moet meer dan 50% zijn. Een workation is derhalve volledig privé als je een enkele zakenrelatie zal ontmoeten of bijvoorbeeld gewoon zin had om op een meer zonnige plek met de laptop aan de gang te gaan, zoals in Frankrijk.
Indien je echter een reportage moet maken voor de website van een reisbureau of een verslag moet maken van de opening van een nieuw bedrijf of een dergelijke activiteit, is de kans groter dat jouw workation wordt gezien als zakelijk, mits jij ook kan aantonen dat het zakelijke percentage boven de 50% ligt.
Welke kosten zijn aftrekbaar indien een workation als zakelijk wordt aangemerkt?
Ook als je workation zakelijk is, wil dat niet zeggen dat je alle kosten ook fiscaal kunt aftrekken. Als jij gezellig met je partner uit gaat eten, is dat een zuivere privékwestie. Een etentje met een zakenrelatie dat door jou wordt betaald, is wel zakelijk. Dat is immers (let op de voorwaarden voor representatie hieronder) ook het geval als je vanuit huis een zakendiner zelf afrekent.
Voor de meeste andere zaken moet je een verdeling maken voor het zakelijke gedeelte en het privé aspect. Denk bijvoorbeeld aan de vliegtickets. Uiteraard is het ticket van je partner als die meegaat niet aftrekbaar en dat van jou alleen voor het zakelijke percentage van de reis. Ook de huur van je vakantiehuisje zal je moeten splitsen voor zakelijk en niet zakelijk. Soms zal de belastingdienst ook nog aandacht besteden aan de luxe waarvoor je gekozen hebt. Vergeet ook niet dat maaltijden en andere zaken die je thuis niet kunt opvoeren op workation ook privé zijn.
Beperkt aftrekbare kosten bij een workation
Met de verdeling in zakelijk en niet zakelijk ben je er nog niet. De kosten van een workation vallen meestal om representatie, congressen, seminars of studiereizen. Dat zijn fiscaal beperkt aftrekbare kosten. De basis is dat hiervan slechts 80% aftrekbaar is, ook indien de kosten zakelijk zijn. Daarnaast kun je ook kiezen voor een drempelbedrag een daarboven wel 100% van de kosten in aftrek brengen. Laat je op dit gebied bij voorkeur adviseren door een specialist om te voorkomen dat je verkeerde keuzes maakt. Het belangrijkste blijft dat je geniet van je workation.
